Thu
Thu
Thu
Thu

Caledon/Tesselaarsdal

Thursday°C
Thu
Thu
Thu
Thu

Genadendal/Greyton/Riviersonderend

Thursday°C
Thu
Thu
Thu
Thu

Grabouw/Villiersdorp

Thursday°C

Important numbers

Electricity079 873 4451
Water 082 338 0963
Fire Brigade028 212 3727
Fraud hotline0800 701 701
Caledon Hospital028 212 1070
Law Enforcement082 836 8226
Police028 214 3900
ESKOM0800 701 701
Hide -
Home Contact usShow

Weather

Caledon/Tesselaarsdal
Thursday°C
Thu
Thu
Thu
Thu

Weather

Genadendal/Greyton/Riviersonderend
Thursday°C
Thu
Thu
Thu
Thu

Weather

Grabouw/Villiersdorp
Thursday°C
Thu
Thu
Thu
Thu

Important numbers

Electricity 079 873 4451
Water 082 338 0963
Fire Brigade 028 212 3727
Fraud hotline 0800 701 701
Caledon Hospital 028 212 1070
Law Enforcement 082 836 8226
Police 028 214 3900
ESKOM 0800 701 701
25 August 2017

Important Notice

Residents of Theewaterskloof expressed concerns about the outstanding municipal bills for July 2017. The municipality understand these concerns and is dealing with this situation as a matter of utmost importance.  

Previously the municipality informed the public that this situation could develop as the Minister of Finance advised all municipalities to adjust their financial bookkeeping, management and reporting systems to comply with the “Municipal Standard Chart of Accounts” MSCOA on 1 July 2017. Theewaterskloof, like most municipalities, could not become MSCOA compliant in time and this resulted in a delay in sending out municipal services and rates bills.

The municipality had two options to comply with the ministerial instruction: to obtain a new financial and service provider at huge costs or to make the old system, ABAKUS, MSCOA-compliant. The service supplier of ABAKUS initially informed the municipality that it could upgrade the system to be MSCOA compliant. The municipality, on 2 September 2016, decided on this option as it was much cheaper than to obtain a new system. The municipality also had no grounds to suspect that the old system could not be made MSCOA-compliant.

On 19 April 2017 the previous service supplier informed the municipality that they could not upgrade the old system, leaving the municipality with very little time to become  MSCOA-compliant. The municipality immediately implemented a process to obtain a new computer system with the capacities to become MSCOA-compliant. After complying with the supply chain management requirements the municipality appointed VESTA as the new service provider.

The integration of a new system means that new accounting processes must be developed and that large quantities of financial data must be transferred from the old to the new system. VESTA is working around the clock to complete these tasks, which is causing the delays.

Residents are reminded that the municipality could not foresee this situation and that, as is the situation in most municipalities, it could not comply with the 1 July 2017 deadline. The municipality is constantly informing the said Minister, National Treasury and the Auditor General of progress with becoming MSCOA-compliant.

The municipality and VESTA are especially working on making the income, expenditure and SCM systems MSCOA compliant and operational. The municipality admits that the delay in the distribution of accounts might lead to municipal cash flow challenges. The municipality apologises to the public for any inconveniences caused by this situation and urge households to, in the absence of accounts, pay the average monthly account amounts on or before 25 August 2017. The municipality also thanks the public for understanding the situation and for their patience.

The rationale for implementing MSCOA is that it is an advanced system that can prevent corruption and fraud and to be more compliant in terms of National Treasury’s prescriptions and requirements.   

Jan Barnard
Acting Municipal Manager
Theewaterskloof Municipality
23 August 2017


BELANGRIKE KENNISGEWING

Nakoming van MSCOA veroorsaak vertraging in die stuur van munisipale rekeninge.

Theewaterskloof inwoners het hul kommer uitgespreek oor die uitstaande munisipale rekeninge vir Julie 2017.  Die munisipaliteit het begrip vir hierdie bekommernis en handel daarom dringend met hierdie situasie.

Die munisipaliteit het reeds bevestig dat so ʼn situasie kan ontwikkel aangesien die Minister van Finansies opdrag aan alle munisipaliteite gegee het om hul finansiële boekhouding, bestuurs en verslagdoening stelsels vanaf 1 Julie 2017 aan te pas om aan MSCOA “Municipal Standard Chart of Accounts” te voldoen.  Theewaterskloof, soos die meeste Munisipaliteite, kon nie betyds aan die MSCOA vereistes voldoen nie en het dit tot 'n vertraging in die uitreiking van munisipale rekeninge gelei.

Om aan die ministeriële opdrag te voldoen het hierdie munisipaliteit twee opsies gehad om te oorweeg; om 'n nuwe finansiële stelsel en diensverskaffer teen groot koste te bekom of om die ou stelsel, ABAKUS, MSCOA-aanvaarbaar te maak.  Die ABAKUS diensverskaffer het aanvanklik bevestig dat hulle die stelsel sou kan opgradeer om aan die MSCOA-vereistes te voldoen.  Die munisipaliteit het op 2 September 2016 hierdie opsie oorweeg en aanvaar aangesien dit baie goedkoper was as om 'n nuwe stelsel te bekom.  Die munisipaliteit het ook geen gronde gehad om te vermoed dat die ABAKUS stelsel nie aan die MSCOA vereistes sou kon voldoen nie.

Op 19 April 2017 het die ABAKUS diensverskaffer die munisipaliteit in kennis gestel dat hulle nie die bestaande stelsel sal kan opgradeer nie, en die munisipaliteit met baie min tyd gelaat om MSCOA betyds te kon implementeer.  Daar was onmiddellik met 'n proses begin om 'n nuwe rekenaarstelsel te bekom wat aan MSCOA vereistes voldoen.  Nadat die munisipaliteit se verkrygings beleid gevolg en nagekom was, was VESTA as diensverskaffer aangestel.

Die integrasie van 'n nuwe stelsel verg dat nuwe rekeningkundige prosesse ontwikkel moet word en dat groot hoeveelhede finansiële data van die ou na die nuwe stelsel oorgedra moet word.  VESTA werk deurlopend om hierdie take te voltooi, maar kom vertragings weens die omvang van die proses wel voor.

TWK munisipaliteit, so ook in die geval van die meeste munisipaliteite, kon nie die uitdagings om teen die sperdatum van 1 Julie 2017 MSCOA gereed te wees, vooraf voorsien het nie.  Die munisipaliteit is voortdurend in kontak met die kantore van die Minister van Finansies, Nasionale Tesourie en die Ouditeur-generaal om die vordering met die implimentering van MSCOA-beginsels te bevestig.

Die munisipaliteit en VESTA is tans besig om die inkomste-, uitgawe- en verkryging-stelsels volgens MSCOA vereistes operasioneel te maak.  Die munisipaliteit is daarvan bewus dat die vertraging in die lewering van rekeninge tot kontantvloei probleme vir die munisipaliteit kan lei en bied daarom hul verskoning aan die publiek vir enige ongerief wat deur hierdie situasie veroorsaak word.  Huishoudings word aangemoedig om hul gemiddelde maandelikse rekeningbedrag voor of op 25 Augustus 2017 te betaal.  Die munisipaliteit bedank die publiek vir die begrip van die situasie en vir hul geduld.

Die rasionaal vir die implementering van MSCOA is dat dit 'n gevorderde stelsel is wat korrupsie en bedrog kan voorkom en meer ooreenstem met die Nasionale Tesourie se voorskrifte en vereistes.

Jan Barnard
Waarnemende Munisipale Bestuurder
Theewaterskloof Munisipaliteit
23 Augustus 2017

Last published 25 August 2017